Sme si istí, že rôzne problémy vznikajúce pri fakturácii a následne účtovníctve, s ktorými sme sa stretávali v našej spoločnosti v minulosti, dôverne pozná aj veľa našich klientov. Preto sme sa rozhodli že zdieľanie našich problémov a hlavne skúseností ako nám ich online fakturačný systém Accai pomohol odstrániť bude pre vás užitočné.
Stav v minulosti v našej spoločnosti
Nakoľko zálohové faktúry za založenie s.r.o. a živností vytvárali výhradne zamestnanci, tak aj keď sme malá firma museli sme kúpiť niekoľko licencií účtovného softvéru, čo bolo finančne zaťažujúce. Vzhľadom na špecifický systém fakturácie sme potrebovali rôzne prístupy s rôznymi užívateľskými právami. Výstupy v podobe faktúr robil iba konateľ spoločnosti, ktorý sa ale musel venovať rozvoju podnikania a tak sa často stávalo, že faktúry neboli vystavované na dennej báze. Bankové výpisy bolo nutné importovať manuálne, čo bolo časovo náročné a tým pádom ani faktúry neboli párované s platbami v reálnom čase, systém ani neposkytoval okamžitý prehlaď o stave spoločnosti.
Rôzni užívatelia a úrovne prístupov
Accai ponúka rôzne úrovne prístupov s rôznymi oprávneniami pre užívateľov. Od majiteľov spoločnosti, až po rôznych zamestnancov s rôznou náplňou práce. Nestane sa tak, aby nepovolaná osoba videla čo vidieť nemá, alebo mala prístup k platbám, pokiaľ na to nie je oprávnená.
Vytváranie faktúr aj zálohových faktúr
V online fakturačnom systéme dokážeme jednoducho a rýchlo vytvárať zálohové faktúry s vlastným dizajnom a logom. Keďže sú jednotlivé doklady v Accai prepojené, dokážeme vytvárať doklad z dokladu doslovne dvoma klikmi myškou. Napríklad faktúru takto vytvárame zo zálohovej faktúry. Údaje na faktúrach sa automaticky dopĺňajú z firemných nastavení, nie je potreba ich manuálne zadávať.
Všetky vystavené zálohové faktúry v Accai obsahujú QR kód. Klienti tak vedia platiť rýchlo, jednoducho a bez chýb. Vďaka prepojeniu online fakturačného systému na otvorené bankovníctvo sa platby párujú s faktúrami automaticky. Fakturantky vidia úhrady faktúr okamžite a kedykoľvek si vedia pozrieť stav uhradených a neuhradených faktúr. Podľa toho dokážu spracovávať dokumenty klientovi okamžite po zaplatení, tam kde sa vyžaduje platba vopred.
Viac informácií o tom, ako ľahko a jednoducho vytvárať faktúry sa dočítate aj v ďalších článkoch.
Automaticky vytvárané a posielané upomienky
V rámci našej spoločnosti za svoje služby fakturujeme pozadu, preto sa nám stávalo, že sme mali viacero neuhradených faktúr. Tento problém elegantne vyriešil automaticky systém vytvárania a posielania upomienok. Klientov sme si rozdelili do rôznych skupín (dlhodobí, jednorazoví, ostatní) a pre každú skupinu sme si nastavili posielanie špecifických pripomienok a upomienok k neuhradeným faktúram. Aby sme sa vedeli čo najlepšie prispôsobiť jednotlivým klientom, každá skupina má iné pravidlá posielania upomienok, iný text, iný časový rámec.
Takáto automatizácia posielania upomienok nám dokázateľne zlepšila cash-flow, ušetrila zbytočne strávený čas nad manuálnym vytváraním upomienok, znížila negatívne emócie a zlepšila vzťahy s klientami.
Strediská a činnosti
Systém Accai umožňuje rozdeliť výnosy spoločnosti do stredísk a činností. Napríklad v našej spoločnosti máme výnosy rozdelené na strediská: „Účtovníctvo“, „Mzdy“, „Poradenstvo“… a ďalej na činnosti napríklad výnosy z „Dane z príjmov fyzických osôb“, „Dane z príjmov právnických osôb“…. Takto dokáže Accai vizuálne aj graficky poskytovať praktický prehľad o výnosoch spoločnosti z každého strediska a činnosti v rámci jednotlivých mesiacov.